Een CFO – Chief Financial Officer – of een controller is in belangrijke mate (mee) verantwoordelijk voor de financiële en strategische beslissingen binnen een onderneming. Om dat onderbouwd en goed te doen, maakt een CFO of controller gebruik van financiële rapporten, en winst- en verliesrekeningen.
De rapportering moet dus in de beste omstandigheden toelaten uitdagingen en opportuniteiten te identificeren, zodat het management kan bijsturen in functie van de na te streven doelen. Onderstaande tips zijn daarbij een zekere hulp!
Een aantal evidenties zijn algemeen gekend. Overzichtelijkheid, herkenbaarheid … de logica vraagt dat een rapportering een voor iedereen duidelijke en begrijpelijke basisstructuur hanteert.
1. Maak in een rapportering onderscheid tussen :
- omzet
- brutomarge
- contributiemarge
- nettomarge
2. Hou het herkenbaar!
Transformeer het (boekhoudkundige) standaardschema naar de eigen bedrijfsactiviteiten. Zo wordt een rapport meteen een stuk concreter. Loonkosten worden op die manier bijvoorbeeld uitgesplitst naar activiteiten.
3. Zorg voor een gedetailleerde onderbouw
‘Overzichtelijk’ en ‘alles op één hoop gooien’ zijn tegenstellingen van elkaar. De correcte toewijzing van kosten, is een must. Ook ‘omzet’ wordt liefst kritisch(er) bekeken: er zijn misschien markten waar op het eerste zicht hoge brutomarges behaald worden, die verklaard kunnen worden doordat de verkoopprijzen er al een toeslag kregen voor transportkosten, en elders niet.
4. Concrete vragen leiden tot concrete antwoorden
De gedetailleerde onderbouw leidt tot concrete vragen: wat is de P&L per klant? Per product? Hoe ‘fijner’ de vraag, hoe duidelijker het antwoord. Door concreet zichtbaar te maken waar de eventuele problemen zich situeren, wordt vermeden dat ze onderhuids blijven sluimeren en zo de algemene rendabiliteit aantasten.
5. Start eenvoudig
Let wel, zo’n gedetailleerde en concrete rapportering komt niet uit het niets. Bij het opbouwen van een model wordt er best eenvoudig gestart. Als vanzelf zullen de resultaten van het eenvoudige model interesse wekken, en op hun beurt weer vragen oproepen. Die vragen geven meteen aan waar het model verder verfijnd moet worden.
6. Rapporteer up-to-date
Niet noodzakelijk ‘snel’, al blijft het aangewezen kort op de bal te spelen. Met up-to-date hebben we het hier vooral over het model dat overeenstemt met de realiteit. En dat blijft doen. Daarom moet de CFO/controller alert zijn op veranderingen, zowel in de bedrijfsactiviteiten, de business als in de financieel-administratieve verwerking van de gegevens. Nieuwe markten, aangepaste activiteiten, verdeelsleutels, grootboekrekeningen en financiële dimensies beïnvloeden hoe het model de kosten verdeelt en moeten dus stelselmatig gemonitord worden.
7. Bewaak de consistentie
De innerlijke samenhang in de manier van boeken – en dus ook van rapporteren – wordt bepaald door de mensen die er aan meewerken. Daarom bewaakt de CFO/controller best ook de opleiding van nieuw personeel, zodat zij facturen kunnen inschatten en op de correcte manier inboeken, op de juiste grootboekrekening, en met de correcte analytische info. Correcte data, op een goede manier in het systeem gevoerd, leiden tot juiste analyses.
